POLÍTICA DE PRIVACIDADE “EXTERNA” (Versão 1)

APRESENTAÇÃO: O 2º TABELIONATO DE NOTAS DE BAGÉ, tendo em vista a vigência da Lei Geral de Proteção de Dados – Lei Federal nº 13.709/2018 – e preocupado com a proteção dos direitos fundamentais dos seus usuários, de modo especial, a privacidade e a proteção de dados pessoais, torna pública a sua Política de Privacidade com vistas à transparência sobre como os dados dos titulares são tratados na Serventia. Para melhor entendimento, essa política é dividida em 11 tópicos:

1.            CONCEITOS BÁSICOS PARA ENTENDIMENTO DA POLÍTICA: Os principais conceitos, para melhor entendimento da política, são os seguintes (Lei 13.709/2018, art. 5º):

a)                 dado pessoal: informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável;

b)                 dado sensível: dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato, religião, concepção filosófica ou política, referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural;

c)                  controlador: pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, a quem competem as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais, no caso, o tabelião;

d)                 banco de dados: conjunto estruturado de dados pessoais, estabelecido em um ou em vários locais, em suporte eletrônico ou físico;

e)                 dado anonimizado: dado de um titular que não permita a sua identificação;

f)                   titular: pessoa natural a quem se referem os dados pessoais que são objeto de tratamento;

g)                  operador: pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do controlador (colaborador ou terceirizado);

h)                 encarregado: pessoa indicada pelo controlador e operador para atuar como canal de comunicação entre o controlador, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD); 

i)                   agentes de tratamento: o controlador e o operador;

j)                   tratamento de dados: toda operação realizada com dados pessoais, como as que se referem a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração;

k)                  anonimização: utilização de meios técnicos razoáveis e disponíveis no momento do tratamento, por meio dos quais um dado perde a possibilidade de associação, direta ou indireta, a um indivíduo; 

l)                   consentimento: manifestação livre, informada e inequívoca pela qual o titular concorda com o tratamento de seus dados pessoais para uma finalidade determinada; (somente para os casos em que a coleta dos dados não é determinada por lei); 

m)               relatório de impacto à proteção de dados pessoais: documentação do controlador que contém a descrição dos processos de tratamento de dados pessoais que podem gerar riscos às liberdades civis e aos direitos fundamentais, bem como medidas, salvaguardas e mecanismos de mitigação de risco; 

n)                 autoridade nacional: órgão da administração pública responsável por zelar, implementar e fiscalizar o cumprimento desta Lei em todo o território nacional.

2.            DADOS QUE SERÃO TRATADOS NA SERVENTIA: Basicamente, são coletados e tratados dados pessoais em duas situações distintas: na Lavratura de Atos Notariais (escrituras) e no Atendimento (reconhecimento de firma e autenticação de cópias):

Os dados fundamentais, coletados e tratados em ambas as situações, necessários para abertura de cadastro, são nome completo, nº da carteira de identidade e do CPF, data de nascimento, filiação (em alguns casos), estado civil, profissão e endereço. Para a lavratura de escrituras públicas (procuração, compra e venda, doação, testamento, inventário e partilha...) são necessários alguns dados específicos, conforme o caso. Por exemplo, na compra e venda ou doação, é necessário provar o regime de bens de casamento (se casado) ou provar o estado civil de solteiro; no inventário e partilha, é necessária a certidão de óbito e dados do falecido e dos bens; etc. 

3.            MODO PELO QUAL OS DADOS SÃO COLETADOS: 

A maioria dos dados pessoais é fornecida pelo seu titular, seja no balcão de atendimento, por whatsapp do Tabelionato (buzines) ou e-mail; há dados que são fornecidos por terceiro interessado, como no caso de procuração, quanto aos dados do procurador a ser nomeado, ou no caso de escrituras públicas que são encaminhadas por terceiros;

4.            FINALIDADES DO TRATAMENTO:

O Tabelionato trata os dados pessoais para finalidades legítimas e específicas, em especial, para a execução dos serviços específicos da atividade notarial, conforme estabelecido pela legislação em vigor, visando a publicidade, a autenticidade, a segurança e a eficácia dos atos jurídicos (Art. 1º, da Lei nº 8.935/1994); 

5.            TIPOS DE TRATAMENTO – COMO OS DADOS SÃO USADOS E A BASE LEGAL QUE O AUTORIZA;

Para a prática dos atos notariais solicitados pelos usuários, são necessários os dados pessoais específicos para cada ato. Esses dados coletados serão utilizados, estritamente para as finalidades legais e serão salvos de modo seguro e os meios de coleta serão imediatamente descartados. O descarte será de acordo com a modalidade de coleta. Os dados coletados por meio eletrônico serão imediatamente deletados do meio originário; e os dados coletados por meio de cópia de documentos serão imediatamente fragmentados após o seu uso. Para qualquer serviço solicitado, é necessário, por exemplo, efetuar ou atualizar o cadastro na serventia. Para isso, há dispositivos legais determinantes, o que dispensa qualquer consentimento do usuário. A hipótese da LGPD (base legal) que nos permite tratar esses dados é o cumprimento de obrigação legal ou regulatória (LGPD, art. 7, II). Seguem abaixo as leis e provimentos que devem ser observados:

• LEI Nº 8.935, DE 18 DE NOVEMBRO DE 1994 (Lei dos Cartórios).

•       LEI Nº 6.015, DE 31 DE DEZEMBRO DE 1973 (Dispõe sobre os registros públicos, e dá outras providências).

•       Provimento nº 134/2022 – Conselho Nacional de Justiça;

•       PROVIMENTO CNJ Nº 88, DE 1º DE OUTUBRO DE 2019 (Dispõe sobre a política, os procedimentos e os controles a serem adotados pelos notários e registradores visando à prevenção dos crimes de lavagem de dinheiro, previstos na Lei n. 9.613, de 3 de março de 1998, e do financiamento do terrorismo, previsto na Lei n. 13.260, de 16 de março de 2016, e dá outras providências).

•       PROVIMENTO CNJ Nº 50, DE 28 DE SETEMBRO DE 2015 (Dispõe sobre a conservação de documentos nos cartórios extrajudiciais). (Consulte Anexo do Provimento – Fl 7 e 8)

•       Consolidação Normativa Notarial e Registral do Estado do Rio Grande do Sul (Provimento Nº 001/2020 – CGJ/RS)..

•       LEI Nº 10.406, DE 10 DE JANEIRO DE 2002 (Institui o Código Civil.)

•       Resolução CNJ Nº 35 de 24/04/2007

•       LEI Nº 7.433, DE 18 DE DEZEMBRO DE 1985 (Dispõe sobre os requisitos para a lavratura de escrituras públicas e dá outras providências).

•       DECRETO Nº 93.240, DE 9 DE SETEMBRO DE 1986 (Regulamenta a Lei nº 7.433, de 18 de dezembro de 1985, que ‘’dispõe sobre os requisitos para a lavratura de escrituras públicas, e dá outras providências’’).

Para controle interno do fluxo de pessoas com a finalidade de segurança e prevenção de fraude, a base-legal é o legítimo interesse; e, em processos de recrutamento e seleção, com a finalidade de indicar um potencial canditato a preencher vaga na serventia, a base legal será o consentimento do candidato que entregar um currículo.

6.          IDENTIFICAÇÃO DAS PESSOAS (PÚBLICAS OU PRIVADAS) COM QUEM OS DADOS SÃO COMPARTILHADOS:

Em cumprimentos a normas diversas, há dados que devem ser compartilhados pelo Tabelionato com os órgãos públicos e/ou particulares a seguir relacionados:

- Compartilhamento público via lavratura de certidão a interessado, de acordo com o Art. 17 da LEI Nº 6.015, DE 31 DE DEZEMBRO DE 1973, mediante a indicação do motivo ou interesse e,  conforme estabelece o artigo 34, do Provimento 28/2021, da CGJ/RS. (Para expedição de certidão ou informação restrita ao que constar nos atos protocolares, por terceiros, poderá ser exigido o fornecimento, por escrito,
da identificação do solicitante e da finalidade da solicitação para que seja demonstrado o interesse.
- SKYINFORMÁTICA LTDA. que fornece os sistemas online para otimizar e gerenciar as rotinas do Tabelionato.

- Central Notarial de Serviços Eletrônicos Compartilhados (CENSEC) para prestar informações sobre testamentos, procurações e escrituras públicas de qualquer natureza.

- Colégio Notarial do Brasil – Seção Rio Grande do Sul (CBB-RS) para prestar informações sobre testamentos, procurações e escrituras públicas de qualquer natureza.

- Conselho de Controle de Atividades Financeiras (COAF) para reportar atividades financeiras suspeitas.

- Conselho Nacional de Justiça;

- Receita Federal Receita por meio de Declaração de Operações Imobiliárias – DOI.

- Anywhere Assessoria em Informática Ltda – para armazenamento de dados – Backup na nuvem.

- Tribunal de Justiça do Estado do Rio Grande do Sul - Selo Digital (selo.tjsc.jus.br).

- E-notariado – Escrituras públicas assinadas digitalmente.

- Ponto com – Informática Ltda.

- Bueno Encadernações

7.          O QUE ACONTECE COM OS DADOS APÓS O TÉRMINO DA RELAÇÃO = TEMPO DE DESCARTE.

O tratamento dos dados pessoais mantém-se durante o tempo necessário para a execução das atividades notariais, sendo que os assentos nos livros oficiais são de guarda permanente, em cumprimento da sua finalidade pública prevista na legislação notarial. No caso de tratamento de dados realizados para atendimentos específicos, nas suas mais variadas formas, os dados pessoais são armazenados pelo tempo suficiente e necessário para que o propósito seja alcançado, a menos que, por força de lei, tenham que ser retidos por mais tempo. Serão de preservação permanente o conteúdo de quaisquer livros oficiais (escrituras, procurações..., e os dados constantes de fichas-autógrafo.

8.       DIREITOS DOS TITULARES DOS DADOS PESSOAIS: Qualquer titular poderá solicitar ao Tabelionato:

·          A confirmação de existência de tratamento de dados pelo Tabelionato;

·         Informação dos dados tratados, mediante documento em forma de listagem, com exceção dos casos de sigilo. Não se confunde com emissão de certidões.

·         Correção de dados que contenham informações incompletas, desatualizadas ou errôneas, quando decorrentes de erro da serventia;

·         Anonimização e bloqueio dos dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com o disposto na legislação aplicável;

·         Portabilidade dos dados a outro Tabelionato, o que já é realizado de forma automática por força do Provimento nº 100/2020, do CNJ, que permite o compartilhamento de dados pessoais para a prática de atos notariais entre tabelionatos através de cadastros administrados pelo Colégio Notarial do Brasil;

·         Informação sobre as entidades públicas ou privadas com as quais o controlador realizou o compartilhamento de dados;

·         Informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre as consequências da negativa;

·         Revogação de consentimento dado, a qualquer momento, mediante requerimento expresso do titular;

·         Eliminação dos dados pessoais tratados com o consentimento do titular, mediante requerimento expresso do titular; e

·         Reclamação junto à Autoridade Nacional de Proteção de Dados.

9.        MEDIDAS ADOTADAS PARA SE MANTER A SEGURANÇA DOS DADOS:

a)    Medidas Administrativas:

·         Controle de acesso aos locais de armazenamento de livros e registros;

·         Preservação da integridade física dos documentos;

·         Política de mesa limpa;

·         Descarte imediato e seguro de papéis e cópias de documentos;

·         Adoção de plano de resposta a violações de dados;

b)    Medidas técnicas:

·         Controle de acesso a bases de dados, mediante senhas de acesso e restrições de acesso conforme competências, permitindo o rastreamento; 

·         Utilização de firewall avançado para proteção contra invasões aos sistemas;

·         Proibição de uso de dispositivos pessoais de colaboradores (pen-drives...);

·         Manutenção de documentos físicos e processos em tratamento de dados guardados sob chave;

10.           INFORMÇÕES SOBRE LEI APLICÁVEL, FORO COMPETENTE E ALTERAÇÕES NA POLÍTICA DE PRIVACIDADE:

·         A interpretação será de acordo com a Lei Brasileira;

·         O Foro para a solução de eventuais controvérsias será o da Comarca de Bagé/RS;

·         Esta Política de Privacidade está sujeita a alterações sem qualquer aviso, para salvaguarda da melhoria contínua;

·         As mudanças terão efeito imediato e sugere-se aos titulares de dados que sempre revisitem essa política. 

11.           CANAL DE COMUNICAÇÃO – FORMA E NOME DO CONTATO:

·         ENCARREGADA (DPO): Leticia Azevedo Maia

·         E-meio da encarregada: dpo2tab.bage@proton.me

·         Linck para solicitação de atendimento: Dinâmico KD LGPD sol

Prazo para atendimento: Os estipulados pela Agência Nacional de Proteção de Dados.

Pedido de informações de dados